5 razones para tener un sistema de videoconferencias

5 razones para tener un sistema de videoconferencias

A través de ejemplos prácticos, te proponemos 5 razones para tener un sistema de videoconferencias, que aporte mejoría en tus procesos:

Ahorro económico

Tienes una visita en la capital más cercana a tu empresa. Te desplazas en coche. Esto implica combustible y peajes. Además las oficinas las cuáles vas a visitar, están situadas en la calle principal del centro y tendrás que pagar parking. Finalmente, (después de esperar media hora) acaba siendo una “visita de cortesía” de diez minutos, en la que no hay intercambio comercial.

La visita ha supuesto unos costes de 80€, la rentabilidad, 0€. Si aquella semana tienes cinco o seis visitas de este tipo, los costes se disparan, mientras que la compensación con la rentabilidad es negativa.

Ahora supongamos que tu cliente de Berlín quiere hacer balance anual de vuestras relaciones comerciales. Os desplazaréis dos componentes de vuestra empresa. Estaréis cuatro días, ya que aprovecharéis para hacer visitas a dos clientes potenciales de Alemania, una en Hamburgo y otra en Düsseldorf. Encontráis ofertas decentes para los vuelos. Os alojaréis en los hoteles que quedan más cerca de las oficinas de las empresas que visitaréis. Los gastos en dietas se elevan, al tener que invitar a cenar a varios miembros de las tres empresas.  La visita al cliente, os ocupa dos horas el primer día y una y media la segunda. Simplemente contrastáis que siguen vigentes los planes para el nuevo año, que ya se comentaron previamente por correo electrónico. Las visitas con los clientes potenciales, suponen una hora la primera y la segunda media hora. Con el primer cliente potencial, hay posibilidades pero no cerráis ningún acuerdo. Con el segundo, su proveedor les ofrece unos precios y condiciones con los cuáles no podéis competir.

El viaje supone unos costes de 3400€ y la rentabilidad, 0€.

Estos dos escenarios, se hubiesen podido cubrir con una videoconferencia (a través de un buen sistema de vídeo y voz). Por lo que el coste, la amortización o el renting del sistema (que es mínimo) te hubiese ahorrado unos cientos o miles de euros en desplazamientos, estancias, dietas y otros.

Ahorro de tiempo

Volvamos a los dos casos mencionados anteriormente.

La visita de cortesía, te ha supuesto una hora y cuarto de desplazamiento, la espera media hora y la visita diez minutos. En resumen, de estas dos horas, solo han sido productivos, diez minutos.

El viaje a Alemania, te ha supuesto cuatro días de estancia, más uno de desplazamientos. En conclusión, cinco días de viaje, te han supuesto una productividad de cinco horas.

Con un sistema de videoconferencia, hubieses podido ahorrarte el tiempo de transportes y espera, en el primer supuesto, mientras que en el segundo, te hubieses podido ahorrar el viaje, por lo tanto, días de escasa productividad, sintetizando el viaje a un total de cinco horas de videoconferencias (menor tiempo que un día laborable) .

Soluciones de impacto positivo con el medio ambiente

Tu coche emite 110 gramos de CO2 por kilómetro, y el avión que tomas para ir y volver de Berlín, junto con los aviones internos que tomas en Alemania, emiten 285 gramos de CO2 por pasajero y kilómetro. Los desplazamientos, en las capitales, en taxi, bus o coche, emiten también una importante cantidad de CO2.

Bajo las actuales circunstancias, de efecto invernadero catastrófico, la mejor movilidad es la que no se produce. Instalando un sistema de videoconferencias, estarás generando unas emisiones irrisorias, como alternativa a una gran suma, por lo que estarás generando un impacto positivo con el medio ambiente.

Teletrabajo

¿Tienes una visita médica cerca de tu casa, a media mañana? ¿Tu compañera de trabajo se ha puesto enferma, el día de una reunión importante, dónde jugaba un papel clave? ¿Tu hijo se ha puesto enfermo y quieres quedarte en casa para cuidarlo? ¿Tienes una situación personal por la que prefieres trabajar desde casa?

Con un buen sistema de videocalls y videoconferencias, junto con uno de comunicaciones unificadas, tus trabajadores o tú mismo podrás trabajar a distancia, sin ningún impedimento, ni diferencia a trabajar de modo presencial.

Deslocalización de centros

Tu planta de producción está en Asia. Te estás planteando cambios, ya que tenéis muchos problemas de organización de la producción y tenéis muchos costes de viajes, para ir a solucionar incidencias. No tenéis feedback y además las comunicaciones os llegan en diferido, a veces tarde. Por culpa de esto se pierden producciones y se presta un mal servicio al cliente ( por entregas fuera de plazo, artículos con calidad inferior a la establecida…). Estás convencido de que con un control y comunicación adecuados, muchos de estos problemas se detectarían y solucionarían a tiempo. Pero no sabes cómo hacerlo y te estás planteando cambios.

Un buen sistema de videoconferencias, te permitirá feedback instantáneo y comunicación con tu equipo, como si estuvieses “in situ”. Muchas son las empresas, que deslocalizan sus centros y tienen control absoluto, con un funcionamiento idóneo, gracias a estos sistemas.

Es muy importante apostar por la calidad en estos sistemas, ya que queremos que nos solucionen todos y cada uno de los escenarios planteados. El siguiente vídeo, del sistema Logitech Rally, nos muestra la importancia de ello:

 

Para más información sobre sistemas de videoconferencias, haz clic aquí.

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