Una llamada de cinco minutos puede contener mucha información relevante para una empresa: una necesidad de un cliente, un acuerdo, una incidencia, una próxima acción o una fecha importante.
Tradicionalmente, buena parte de esa información dependía de que alguien tomara notas, recordara lo hablado y, después, lo trasladara a otra herramienta. Con la incorporación de la inteligencia artificial a las comunicaciones empresariales, este proceso empieza a cambiar.
Las nuevas funcionalidades de IA abren la posibilidad de ir un paso más allá: aprovechar mejor la información que se genera durante las conversaciones y facilitar su uso en los procesos posteriores.
¿Qué puede aportar la IA a una llamada?
Una conversación ya no tiene por qué quedarse únicamente en lo que recuerdan sus participantes.
La incorporación de IA a las comunicaciones empresariales puede ayudar en tareas como:
- Transcribir, resumir y analizar las llamadas, convirtiendo las conversaciones en información que permita identificar rápidamente los puntos principales.
- Traducir conversaciones para facilitar la comunicación en diferentes idiomas.
- Analizar el sentimiento de las interacciones.
- Utilizar asistentes o recepcionistas virtuales para responder, filtrar y priorizar llamadas.
- Gestionar citas, reservas y agendas, facilitando la coordinación a través de calendarios.
- Facilitar asistencia técnica, consultando fuentes de conocimiento para ayudar a resolver problemas.
- Atender solicitudes de información sobre productos por teléfono o mediante su integración con canales como WhatsApp o correo electrónico.
- Preparar correos electrónicos tomando como punto de partida la información de una llamada.
- Conectar las comunicaciones con otras herramientas de IA para ampliar las posibilidades de automatización.
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De hablar a generar información útil
Pensemos en una llamada comercial. Durante la conversación, un cliente explica qué necesita, plantea varias dudas y se acuerda enviarle determinada información.
Hasta ahora, al terminar la llamada comenzaba una segunda tarea: recordar lo hablado, escribir las notas y preparar el seguimiento.
Con IA, parte de ese trabajo puede simplificarse. La llamada puede convertirse en información estructurada que facilite el resumen de lo hablado y la preparación de las siguientes acciones.
El mismo planteamiento puede aplicarse a otros escenarios habituales en una pyme: atención al cliente, soporte técnico, coordinación interna o gestión de proveedores.
De la telefonía a unas comunicaciones más conectadas
Esta evolución también cambia la forma de entender las comunicaciones empresariales.
La telefonía puede dejar de funcionar como un elemento aislado para integrarse en un entorno más conectado con las aplicaciones, los datos y las herramientas que utiliza la empresa.
Ahí se encuentra una de las oportunidades más interesantes de la IA aplicada a las comunicaciones: conectar lo que ocurre durante una conversación con los procesos que vienen después.
Porque incorporar IA no consiste simplemente en añadir nuevas funcionalidades. Consiste en identificar dónde puede reducir tareas manuales, aprovechar mejor la información y facilitar el trabajo diario.
Una llamada puede durar cinco minutos. Su información puede seguir siendo útil mucho después.
