La adopción del teletrabajo y sus soluciones

El reciente brote de Covid-19 alrededor del mundo ha puesto en una encrucijada a cientos de empresas, que para evitar la propagación del virus y mantener la salud de sus empleados, poco a poco han enviado a sus colaboradores a trabajar desde casa. Para un gran número de estas, las medidas adoptadas se han llevado a cabo con tranquilidad, pero el panorama no es el mismo para empresas en las que este tipo de procedimientos no son comunes y por lo tanto, no cuentan con las aplicaciones necesarias para implementarlo. Provocando en muchos casos pérdidas que se ven reflejadas directamente en los ingresos y/o el tener que parar operaciones.

Las autoridades además están recomendando a las empresas implantar el teletrabajo. Pero para poder llevar esto a cabo es necesario la incorporación tanto de aplicaciones, tecnología y por supuesto procedimientos. Por ejemplo, Twitter ha pedido que la totalidad de sus 5,000 empleados trabajen de forma remota en los siguientes días. Como empresa, obviamente se estará preguntando si cuenta con la infraestructura necesaria para hacerlo posible y es por eso que escribimos esta entrada, para resolver dudas y ofrecer nuestra ayuda.

Aumento en el uso de webmeeting

Desde oficinas de gobierno, hospitales, instituciones educativas, empresas de todos los sectores (construcción, marketing, etc.), centros de atención al cliente, desarrolladores de software, proveedores, fabricantes y un sin fin más de empresas, este artículo es para todos vosotros, mientras todos nos preparamos para afrontar los retos que la situación mundial nos ha puesto. A pesar de que algunas ya están equipadas, el ritmo tan acelerado y forzado para adoptar el teletrabajo, el momento es ahora y queremos ayudar a que la transición o adopción sea menos dolorosa.

Desde Telinformática, hemos visto un aumento en el uso de nuestras soluciones 3CX de colaboración, en específico, WebMeeting. Centros Educativos que ya usaban la plataforma, en las últimas semanas están haciendo un uso aún más intensivo; además de esto, nuevas instituciones también están ya utilizando la Conferencia Web para poder seguir impartiendo clases y dando conferencias sin tener que interrumpir los ciclos de estudio.

Como resultado, estamos haciendo de nuestra prioridad el ayudar tanto como sea posible a nuestros clientes para que empiecen a utilizar la solución de videoconferencias inclusive sin una licencia 3CX, poniendo a su disposición una demo gratuita, además de la ya conocida Licencia 3CX con 8 llamadas concurrentes edición Estándar la cual es gratis de forma perpetua e incluye 25 participantes de Conferencia Web.

Además de esto, en 3CX ya empezaron a publicar una serie de entradas del blog con recursos y consejos enfocados a adoptar las mejores prácticas sobre la adopción del teletrabajo para trabajadores, usuarios, gerentes y personal de TI y soporte técnico. También estamos enfocando nuestros esfuerzos de marketing para dar a conocer la solución de movilidad que ofrece 3CX. Pero sabemos que la comunicación no lo es todo y a continuación algunos consejos adicionales sobre las herramientas que le pueden ayudar con esta tarea:

Seguridad

Para trabajar desde casa, debemos asegurarnos que se pueda realizar con la misma seguridad como lo haría estando en la oficina, la recomendación aquí sería el uso de conexiones VPN mediante firewalls Sonicwall que permitan establecer una conexión segura entre los servidores de la empresa, ya sea que se encuentren en sitio o en la nube y puedan seguir conectados a través de internet. Un ejemplo de uso pueda ser un CRM local o intranet.

Trabajo Colaborativo

Para la compartición de archivos, además de hacerlo como archivo adjunto en un correo electrónico, también puede utilizar herramientas de Office 365 como SharePoint con edición de archivos en tiempo real por múltiples usuarios sin tener que crear infinidad de copias y hacerlo por email, además también existe OneDrive para aquellos archivos demasiado pesados como gráficos y videos. Para lluvia de ideas presentaciones y colaboración web, precisamente nuestra solución de WebMeeting de 3CX o Microsoft Teams le ayudará en esto.

Flujos de Trabajo

Como bien lo dijimos antes, la comunicación no lo es todo, también es necesario adoptar procesos para asignar tareas y flujos de trabajo. Aquí una herramienta como Microsoft Planner es la indicada. Cabe resaltar que estas opciones también cuentan con apps para dispositivos móviles, iPad, iPhone y Android. Cuando sea necesaria una reunión y por ejemplo revisar los avances del proyecto, use WebMeeting de 3CX o Microsoft Teams y comparta su escritorio con estas apps.

Conclusión

Mucho más importante que la tecnología a utilizar, están los procedimientos que se sigan, esto incluye la gestión de horarios y tiempos de trabajo de los usuarios. Al trabajar de forma remota, cada quien lo hace a su propio ritmo y hay que resaltar que para esto hay distintos horarios, velocidades, criterios y KPIs para evaluar y medir rendimiento de los equipos. Es necesario que los usuarios separen las actividades familiares de las laborales y definir límites entre trabajo y vida personal.