2 noviembre, 2020
Los 5 pasos para preparar tus Comunicaciones y asegurar que un negocio no sólo pueda sobrevivir ante las continuas restricciones para frenar el coronavirus, sino también para prosperar en los próximos meses en adelante.
Un aspecto clave: La Comunicación
Las personas necesitamos estar en contacto, comunicarnos y expresar pensamientos y emociones, vernos. Incluso cuando se está haciendo de manera online. De ello se derivan efectos empresariales. Por tal motivo te proponemos valorar los 5 pasos para preparar tus Comunicaciones más allá de la telefonía IP:
1. Invierte en Comunicaciones
Proporcionar diferentes formas de contactar no es suficiente. El sistema de comunicaciones unificadas debería ofrecer:
- Integración: durante una llamada, miembros del equipo deberían de poder cambiar a una videollamada y compartir pantalla en varios clics. La experiencia con clientes debe ser sin complicaciones.
- Seguridad y calidad: si el personal usa cualquier app, no hay garantía de la seguridad o calidad. Un sistema de comunicación integrado puede ofrecer ambas.
- Escalabilidad: la necesidad de mantener las comunicaciones eficientes crece con su negocio.
2. Establece una comunicación multi-canal con tus clientes
Además de la disponibilidad por teléfono, tus clientes también deberían tener las siguientes opciones:
- Chat en vivo: lo que ofrece a los clientes o potenciales clientes una forma fácil de contactar desde tu sitio web. La centralita de comunicaciones unificadas debería elevar fácilmente el chat a una llamada por voz o vídeo.
- Mensajes empresariales de texto: muchos clientes preferiran enviar mensajes SMS, y tu responder desde donde sea usando tu teléfono empresarial.
Esto debería estar integrado en tu sistema de comunicación.
3. Proporciona una comunicación y colaboración sencillas para tu equipo
Las mejores prácticas sugieren que los empleados deberían tener varias herramientas de comunicación para el teletrabajo. Tanto para comunicarse entre ellos como con sus clientes. Aquí tiene algunos canales de comunicación que querrá tener a mano:
- Teléfonos web: Esto permitirá a los empleados en remoto responder llamadas con clientes, transferirlas a sus compañeros y hacer llamadas salientes. También podrán llamar a extensiones y comprobar su buzón de voz.
- Apps móvil para el teletrabajo: incluso cuando están lejos de sus ordenadores, los miembros de equipos en remoto deberían de poder contestar sus extensiones de oficina desde sus dispositivos móviles. Por no hablar de las conferencias en video, mandar mensajes y otras funcionalidades telefónicas empresariales.
- Videollamadas y conferencias: esto permite a los empleados tener reuniones virtuales con clientes. Tener una llamada cara a cara con sus compañeros. Puede que necesite cambiar su formación presencial a remoto.
Todo esto debería de estar integrado en su sistema telefónico, y disponible desde un navegador de internet.
4. Gestiona las comunicaciones eficientemente
Primero, deberías proporcionar la forma correcta de comunicación. Después, asegurar que están trabajando como deberían. Mientras que algunos procesos de negocio cambiarán, puedes asegurar que se cumplen los objetivos. Hay tres aspectos importantes a tener en cuenta:
- Reportes: ¿Tiene acceso a la información que muestra la eficiencia de sus comunicaciones?. Debería de poder tener una buena vista general de la actividad de sus extensiones, duración de sus llamadas por nombrar algunas.
- Supervisión: sus herramientas de comunicación deberían de permitirte tener reuniones diarias de estado diarias, hacer llamadas individuales o mandar notas rápidas a miembros del equipo.
- Formación: formar a nuevos empleados durante el confinamiento puede suponer un reto. Con las funcionalidades de call center de 3CX aseguras a los administradores poder interrumpir, whisper y tomar el control de una llamada o chats. Esto también le permitirá ayudar a sus nuevos miembros del equipo y asegurar el mejor servicio al cliente.
5. Mantén tus gastos bajos – sin alterar la calidad
Tener un conjunto de comunicaciones muy potente que los empleados puedan usar desde casa suena muy bien. Pero como todo responsable de negocio sabe, los costos pueden tener un gran impacto.
Puedes ahorrar dinero mientras te preparas para la segunda ola de COVID-19. Los factores de las que estar pendiente:
- Cuotas de pago por uso competitivas de pago mensual que facilitan el control del presupuesto.
- Precio de las llamadas simultáneas: pagar por llamadas simultáneas en vez de por usuarios proporciona grandes ahorros. Por ejemplo, si necesitas 50 extensiones para el negocio, es poco probable que se utilicen más de 5 líneas a la vez. Este tipo de estructura de precios es mucho más llamativa. Simplemente paga por lo que realmente necesitas.
- Opciones sencillas y transparentes: algunas estructuras de precios son intencionalmente complejas. El precio se ve bien al principio, pero rápidamente aumenta cuando seleccionas todos los complementos que necesita. Las ediciones básicas para elegir sin cargos adicionales proporcionarán ahorros sustanciales cuando se comparen los números finales.
- Elección de una troncal SIP: seleccionar la que más te convenga hará que ahorres en llamadas de larga distancia o internacionales. También te permitirá implementar múltiples números locales con un costo mínimo. Con un PBX de sistema abierto tendrá la flexibilidad de poder elegir.
En conclusión, de nuevo, se trata de no reducir la calidad o elegir entre funcionalidades para el negocio. Estos 5 pasos para preparar tus Comunicaciones te pueden ayudar. Por el contrario, estarás mejor equipado para lidiar con esta crisis.
Estaremos encantados de poner a tu disposición el experto en Comunicaciones Unificadas más allá de la telefonía IP y responder a tus preguntas. Contáctanos ¡
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